В условията на финансова криза бизнесът търси все по-гъвкави решения, с които да намали разходите си. В САЩ за последните месеци почти двойно се е увеличил делът на наетите т.нар. "виртуални офиси". Какво всъщност е това и как изглежда един такъв офис и използва ли се у нас?
Да наемеш виртуален офис се оказва един много ефективен метод за спестяване на средства. Това всъщност означава да си осигурим бизнес адрес, местен телефонен номер и екип, който обслужва клиентите ни, без да имаме реални разходи за офис и административен персонал.
Предимството е, че където и да се намираме - вкъщи или на почивка, можем да контролираме целия си бизнес. Връзката с клиентите се поема от фирма оператор на услугата. От наше име служителите могат да провеждат срещи, да получават и изпращат имейли, пратки, както и да вземат поръчки. На телефонните обаждания към нашия виртуален офис отговаря рецепционист, който поздравява с името на нашата фирма и по начин, който ние сме определили.
"Всяко нещо, което съответния управител на фирма сметне, че е техническа загуба на време за неговите служители, може да я предостави за нас", обяснява Наталия Христофорова, управител на бизнес център.
По този начин например можем безболезнено за бизнеса си да пробваме чужди пазари без излишни разходи като наем, обзавеждане и оборудване на офис.
"Най-често това е услуга, която се ползва от мобилни екипи, търговски екипи, които са постоянно в движение и ползват офиса само периодично или фирми, които са стартиращи на пазара, искат да имат едно стабилно пазарно присъствие с престижен адрес и със всички комуникации, а същевременно в началото не им е нужен постоянният офис, както изобщо за малките и средни предприятия, а особено тази услуга става актуална сега, в условията на икономическа и финансова криза", допълва тя.
Според операторите, предоставящи този вид услуга у нас, търсенето и запитването в последните месеци се е увеличило в пъти.
"Българинът като човек, който има вкус към пестеливостта, вкус към хитрия начин на работа, към, ако щете, тарикатския начин на работа, вижда големи ползи във виртуалния офис, защото за много по-малко средства, отколкото би ви струвала издръжката на постоянен офис, вие можете да създадете един отличен професионален корпоративен имидж на пазара", смята Христофорова.
Информацията, която операторът на услугата задължително изисква, е актуалното състояние на фирмата, регистрацията й в търговския регистър, както и имената на управителите. Можем ли обаче да поверим тази информация на посредник?
Доколко защитен е този вид услуга от посегателство от външни лица?
"Такъв риск, че има, има. Но собствената ви секретарка също може да продаде тази информация, дори бих казал, че риска тя да го направи е много по голям и ще ви обясня защо - фирмата оператор на виртуални офиси разчита на своето добро име, тъй като на нея това й е бизнеса, тя от това печели. Да, има риск хакери да пробият сървъра на вашия оператор, но във вашия собствен офис вие също ще работите с компютри, които хакерите също могат да пробият. Ако сами си правите това обслужване риска е по голям в сравнение с ако го пренасочите към фирма която се занимава с инфо обслужване, обяснява Димитър Ганчев", секретар от Интернет общество-България.
При избора на фирма оператор на виртуален офис трябва да бъдем особено предпазливи. "Фирмата, на която възлагаме това, трябва да е надеждна. Трябва да проверим отколко време е на пазара, с какви фирми работи, тези фирми да ги попитаме за отзиви и най-вече да прочетем в интернет какви са отзивите за тази фирма. Общо взето по начин, по който си избирате всяка друга услуга - питайки други хора. Като в случая може би трябва да подхождате една идея по внимателно, да проверявате по надълбоко", допълва Ганчев.
Дали това са офисите на бъдещето? Според експертите макар и това решение да е икономически удачно, едва ли целият ресурс на бизнеса ще се пренесе във виртуални офиси.
